Tagungshotels sind auf Tagungen und Kongresse spezialisiert | Wochenanzeiger

Egal, ob eintägige Veranstaltungen, Konferenzen oder mehrtägige Kongresse - Tagungshotels bieten die entsprechenden Räumlichkeiten für Seminare und Vorträge. Gleichzeitig ist für Übernachtungsmöglichkeiten und Verpflegung gesorgt. Das bietet den Organisatoren und Teilnehmern der Tagung Vorteile gegenüber herkömmlichen Hotelanlagen. Wodurch sich ein Tagungshotel auszeichnet, haben wir für Sie zusammengefasst.

Verkehrsgünstige Lage Für eine einfache An- und Abreise sind Tagungshotels in der Regel zentral gelegen und sowohl mit dem Auto als auch mit dem öffentlichen Nahverkehr gut erreichbar. Grundsätzlich gibt es in Großstädten mehr Auswahl. Denn ein Tagungshotel z.B. in München ist stärker gefragt als eine Location im ländlichen Raum. Aber auch dort gibt es Angebote.

Spezielle Räumlichkeiten Für die erfolgreiche Durchführung einer Tagung sind gut ausgestattete Räumlichkeiten besonders wichtig. Denn für die optimale Atmosphäre bei Vorträgen oder Gruppentrainings sollte passendes Lern- und Konferenzmobiliar verfügbar sein. Darüber hinaus sollte auch das Verhältnis von Tages- und künstlichem Licht ausgewogen sein.

Technisches Equipement Eine Grundausstattung an modernen visuellen und audiovisuellen Medien gehört zu jedem guten Tagungshotel. Außerdem sollten Anschlüsse für alle gängigen Geräte, die von den Teilnehmern oder Organisatoren für die Veranstaltung mitgebracht werden, gegeben sein. Funktionstüchtig und vor Ort vorhanden sein sollten:

Unterbring der Tagungsgäste Auch bei den Zimmern für alle Teilnehmer und Tagungsleiter steht die Funktionalität im Vordergrund , denn auch dort sollte man problemlos arbeiten können. Schnelles Internet und das Vorhandensein aller Anschlüsse sind hierbei wichtig. Gleichzeitig sollten die Zimmer aber auch gemütlich und komfortabel sein, um nach einem langen Seminar oder einer anstrengenden Konferenz entspannen zu können.

Verpflegung Zum Komplettservice eines Tagungshotels sollte auch die optimale Verpflegung zählen. In den Pausen zwischen den Vorträgen kommt es vor allem darauf an, dass die Speisen einfach zugänglich sind bzw. zwischendurch schnell gegessen werden können. Leicht verdauliche und verträgliche Gerichte sind daher geeignet. Bietet die Location selbst nicht die ausreichenden Kapazitäten für ein internes Catering , sollten externe Partner die Speisen zum Tagungsort liefern.

Wellness und Freizeitangebot Je nach Art der Tagung können auch Freizeit- und Teambuildingaktivitäten Teil der Veranstaltung sein. Daher bieten gut ausgestattete Tagungshotels auch einen vielfältigen Bereich für Freizeit und Sport. Dazu gehören je nach Tagungshotel zum Beispiel Tennisplatz, Schwimmhalle oder Sauna.

Bei Buchungen in Tagungszentren und Kongresshotels wird grundsätzlich pro Veranstaltungsteilnehmer abgerechnet. Hier kommt die sogenannte Tagungspauschale ins Spiel. Diese variiert je nach Anzahl der Teilnehmer. Zudem wird die Pauschale durch den Verpflegungsumfang beeinflusst. Wird nur eine Kaffeepause gemacht oder sollen auch Mittag- und eventuell sogar noch ein Abendessen serviert werden - diese Faktoren sind preisbestimmend. Die Verpflegung variiert stark bei Tagungen. Von Veranstaltungen bei denen nur Getränke und kleine Snacks geboten werden bis hin zu mehrgängigen Menüs ist je nach Angebot des Hotels vieles möglich. Neben der Verpflegung sind in der Regel diese Leistungen mit der Pauschale abgedeckt:

Wie auch bei normalen Unterkünften für Privatreisende sollte ein gutes Tagungshotel ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Sinnvoll ist es daher für die Organisatoren der Tagung, sich nicht nur ein, sondern mehrere Angebote verschiedener Locations einzuholen. So verschafft man sich einen guten Überblick welche Leistungen wo zu welchem Preis angeboten werden und welches Tagungshotel für die gewünschten Leistungen die günstigste Pauschale bietet. Zudem bringt man sich in eine gute Verhandlungsposition, wenn man die Preise innerhalb der Branche zuvor gegenüberstellt.